Powerpoint bei der Arbeit richtig nutzen

Präsentieren mit Power Point? Ja, aber bitte richtig

Powerpoint-Präsentationen kann man im Geschäftsleben nicht mehr entkommen. Ein guter Powerpoint-Auftritt ist in Großkonzernen eine Fähigkeit, die man ebenso beherrschen muss wie Lesen und Schreiben.

Mit Powerpoint richtig präsentieren
Mit Powerpoint vor Publikum richtig präsentieren

Teils nehmen die Foliensätze jedoch Formen an, die höchst kontraproduktiv sein können. So ist es beispielsweise keine Seltenheit, dass die Seitenzahl die Marke von 400 sprengt.

Sogar von „Chart-Junk“ ist mittlerweile die Rede. Gemeint ist hier die Überfrachtung der Präsentation mit schlecht lesbaren Info-Grafiken und inhaltlosen Manager-Floskeln.

Dabei lässt sich mit Powerpoint viel erreichen – wenn man es mit Augenmaß verwendet und einige Grundregeln beachtet.

1. Powerpoint ersetzt niemals einen guten Redner

Powerpoint muss als Hilfsmittel verstanden werden. Vor und während der Präsentation sollte der Redner immer wieder die Aufmerksamkeit auf sich ziehen und den Kontakt zum Publikum suchen.

Der Blick darf nicht auf die Folien fixiert werden, sondern muss sich jederzeit zu den Zuhörern richten. Zeitweise macht es sogar Sinn, die Präsentation zu unterbrechen und den Standort zu wechseln, um beispielsweise eine Diskussion zu starten oder eine Anekdote einzustreuen. Zudem darf niemals von den Folien abgelesen werden.

2. Funkmaus und Laserpointer verwenden

Mit einer Funkmaus kann durch die Folien navigiert werden, ohne dass man den Blick der Zuschauer verdeckt. Der Laserpointer wird verwendet, um auf wichtige Inhalte der Folie zu verweisen. So bleibt der Referent „mobil“ und kann sich frei bewegen.

3. Texte optimal einsetzen

Eine Folie darf nicht mehr als sechs Zeilen Text enthalten, jede Zeile wiederum nicht mehr als sechs Wörter. Inhalt, der darüber hinaus geht, zwingt den Zuschauer zu Lesepausen und führt dazu, dass der Redner keine Aufmerksamkeit mehr erhält.

Weitere Text-Regeln lauten:

  •  kurze Aussagen, keine ausformulierten Sätze
  •  Text soll Vortrag zusammenfassen, nicht komplett wiedergeben
    nicht zu viele Farben
  •  Schriftgröße im Optimalfall 30
  •  maximal 2 verschiedene Schriftarten

4. Diagramme und Grafiken gezielt verwenden

Grafiken und Diagramme müssen die Aussage der Folie unterstreichen und zudem professionell wirken. Folgende Hinweise können hilfreichen sein:

  • keine Cliparts von Microsoft verwenden
  • nur einfache und klar verständliche Diagramme einbinden
  • möglichst nur eine Kurve (Aussage) pro Diagramm
  • gut lesbare Legende

5. Kernaussage herausarbeiten

Grundsätzlich gilt: Je mehr Informationen eine Folie enthält, desto mehr verschwimmt die Kernaussage.

6. Effekte vermeiden

Sound-Effekte wie ein „Plopp-Geräusch“ beim Einblenden von Folien sind ein No-Go und sollten keinesfalls verwendet werden. Auch Animationen wie Folienübergänge und das Einblenden von Text sind nicht notwendig, sondern lenken nur ab.

7. 10-20-30-Regel

Guy Kawasaki, ein Redner aus dem Silicon Valley, hat die berühmte 10-20-30-Regel für einen guten Powerpoint-Vortrag aufgestellt. Ein Großteil aller Präsentationen ließe sich optimieren, würden folgende Punkte berücksichtigt:

– maximal 10 Folien
– maximal 20 Minuten
– mindesten Schriftgröße 30

8. Der Schluss prägt sich ein

Zuhörer merken sich oft nicht viel mehr als den Anfang und den Schluss einer Präsentation. Die letzte Folie muss sitzen. Sie sollte etwas Inspirierendes wie einen Ausblick enthalten – jedoch keine Zusammenfassung.

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